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一、目的規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作。二、適用范圍適用于物業(yè)管理處業(yè)主檔案的保管與跟蹤。三、職責１、服務中心主管負責監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。２、服務中心負責依照本規(guī)程具體實施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。四、程序要點１、業(yè)主檔案內容 經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》。 經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責任書》。 《業(yè)主家庭情況登記表》。 《鑰匙領用登記表》。 《業(yè)主證領用登記表》。 《業(yè)主入住驗房表》。 《裝修申請審批表》、相關圖紙及裝修施工隊資料。 《違章處理通知單》及處理結果資料。 業(yè)主的有關證件復印件。 其他應保存的資料。２、檔案盒的制作根據(jù)檔案盒的規(guī)格準備相應的檔案標貼紙。在檔案標貼紙上打印出標準黑一號字體的檔案類別名稱，其格式一般是由 組織機構、名稱組成，如：×××－×·×－S·W－業(yè)主檔案：表示物業(yè)管理有限公司××管理處公共事務部管理的業(yè)主檔案。將制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒左側立面距頂部3cm位置上，并排列在檔案柜中。３、將各業(yè)主的檔案袋按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒內。４、按檔案盒內的各檔案排列順序將檔案有關內容登記在《業(yè)主檔案目錄》內，內容包括：序號、檔案編號、業(yè)主姓名、入住時間、檔案頁數(shù)、備注等欄目。５、業(yè)主檔案的跟蹤：當發(fā)生下列情況變化時，服務中心副主管應將變化情況記錄在業(yè)主檔案中：a、 通訊電話聯(lián)絡方式發(fā)生變化時；b、 業(yè)主發(fā)生更替時。 業(yè)主檔案跟蹤管理：由服務中心副主管負責每季度進行一次家庭情況的普查，對拖欠管理費、水電費和其他服務費一個月以上的業(yè)主，管理員應至少每隔15天跟蹤一次。６、業(yè)主檔案屬絕密檔案，特殊情況如需查閱須報管理處，經(jīng)服務中心副主管辦理登記手續(xù)后方可查閱。７、業(yè)主檔案應永久保存。８、具備電腦辦公系統(tǒng)的可以將各業(yè)主資料輸入電腦進行管理。９、本規(guī)程執(zhí)行情況作為公共事務部檔案管理員績效考評的依據(jù)之一。五、記錄《業(yè)主檔案目錄》六、相關支持文件《檔案管理標準作業(yè)規(guī)程》